La comptabilité d'une association

Pourquoi une comptabilité ?

La loi du 1er Juillet 1901 ne précise pas d’obligation ou de conditions quant à la tenue d’une comptabilité de l’association. Cette liberté est relative à l’étendue de ses activités. Toutefois, suivre l’activité de l’association, c’est tenir sa gestion avec soin et rigueur. Une association de petite taille n’ayant que peu de mouvements financiers et n’ayant pas de salariés, peut tenir une comptabilité manuelle à partie simple (main courante). Cela permet de suivre au fur et à mesure de la vie de l’association, sa santé financière et de prévoir à l’avance les besoins de financement (pour la réalisation d’un projet, d’un achat…) et les besoins de trésorerie (règlement des loyers, des charges sociales, des salaires…).

L’association devra donc tenir une comptabilité par rapport à ses activités et aux obligations sociales et fiscales qui lui sont propres.

Toutefois, certaines conditions imposent une tenue de comptabilité. Elle permet de pouvoir établir un rapport financier précis lors de l’Assemblée Générale annuelle qui servira en cas de contrôles divers (lors de mouvements financiers importants ou par rapport à l’octroi d’une subvention par l’administration……)

Dès lors que l’association a des salariés, des ventes ou prestations avec obligations fiscales ou que son financement est subordonné à un organisme public, une comptabilité générale s’impose (manuelle ou informatisée).

Les associations tenues d’établir et de produire des comptes annuels doivent appliquer le nouveau plan comptable des associations qui est en fait une adaptation du plan comptable général aux particularités des associations.

 

L’activité détermine les obligations comptables

Si la loi de 1901 ne soumet les associations à aucune obligation comptable, la tenue d'une comptabilité est nécessaire pour en assurer la gestion. Rappelons que l'absence de tenue de comptabilité peut constituer une faute et que la responsabilité des dirigeants peut être mise en cause si l'association est déclarée en redressement ou en liquidation judiciaire (état de cessation de paiement).

1/ Comptabilité en partie simple

  • Si l’association a un faible chiffre d’affaire, pas d’activité commerciale, pas d’obligations fiscales et pas de salariés.

2/ Comptabilité en partie double appliquant le plan comptable

  • lorsque les statuts stipulent que "le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l'approbation de l'assemblée",
  • lorsque l'association reçoit annuellement de l'Etat des subventions de plus de 150.000 € (Décret n°2001-379 du 30 avril 2001 fixant le montant en euros de la subvention reçue à partir duquel les associations sont soumises à certaines obligations) ,
  • lorsque l'association émet des obligations (loi du 11 juillet 1958),
  • lorsque l'association exerce une activité lucrative,
  • lorsque l'association est reconnue d'utilité publique,
  • lorsque l'association exerce une activité économique et dépasse deux des trois critères suivants : 50 salariés; 3,1 millions d'euros de chiffre d'affaires HT ou de ressources; 1,55 million d'euros pour le total de bilan.

Particularités de la comptabilité associative

L'apport de biens aux associations

Les biens de l'association ne peuvent pas être attribués aux adhérents mais peuvent être repris s'ils ont été mis à la disposition provisoire de l'association. Il faut donc distinguer deux types d'apports :

  • les apports de biens sans droit de reprise qui sont donc mis à la disposition définitive de l'association. Ils sont inscrits en fonds propres au crédit du compte "102. Fonds associatifs sans droit de reprise". Pour les biens amortissables, leur dépréciation est constatée par voie d'amortissement.
  • les apports de biens avec droit de reprise qui sont mis à la disposition provisoire de l'association. Ils sont inscrits dans les autres fonds associatifs au crédit du compte "103. Fonds associatifs avec droit de reprise", et non dans les fonds propres. On peut ainsi mieux appréhender la réalité du patrimoine de l'association.

Pour les biens amortissables, deux cas peuvent se présenter :

  • le bien est renouvelable par l'association à l'issue de sa durée d'utilisation. La dotation aux amortissements comptabilisée permet d'assurer le financement du renouvellement du bien.
  • le bien n'est pas renouvelable par l'association à l'issue de sa durée d'utilisation. La dotation aux amortissements doit être constatée car le bien se déprécie avec l'usage. Cependant, l'autofinancement de maintien assuré par l'amortissement n'est pas nécessaire. La dotation aux amortissements doit alors être neutralisée par le débit du compte 103. Cela permet de constater ainsi la diminution de la dette potentielle de l'association à l'égard de l'apporteur.

Affectation du résultat des associations

Contrairement aux sociétés, le résultat comptable de l'association ne peut pas être distribué aux adhérents. On ne parle donc pas de pertes ni de bénéfices mais respectivement de déficits ou d'excédents. Lorsque le résultat est définitivement acquis par l'association, il est porté au crédit du compte "110. Report à nouveau" avant d'être affecté aux réserves par l'Assemblée Générale.

Pour certaines associations recevant des subventions, le résultat comptable comprend des excédents non utilisés qui doivent être restitués à l'organisme qui verse les subventions (tiers financeur) ou venir en déduction des subventions ultérieures. Ces excédents sont directement inscrits au crédit du compte "115. Résultats sous contrôle de tiers financeurs" à la place du report à nouveau. Cet excédent ne fait pas partie des fonds propres de l'association.

Le prêt à usage

Le commodat (dit "prêt à usage") est un contrat par lequel le propriétaire d'un bien - généralement immobilier - confie la gestion de ce bien à l'association, et se limitant à contrôler l'orientation de l'utilisation du bien et la manière dont il est entretenu et conservé par l'association.

La comptabilisation s’effectue par l’inscription à l’actif des « immobilisations grevées de droit » (compte 228) et des « droits des propriétaires » dans les fonds associatifs (compte 229), enregistrement de l’amortissement des biens sans transit par le compte de résultat en débitant les compte de fonds associatifs par le crédit des immobilisations.

Les subventions reçues par une association

La comptabilisation diffère selon que la subvention d'investissement finance un bien :

  • renouvelable par l'association, elle est comptabilisée au passif dans les fonds associatifs (crédit du compte 1026 ou 1036 selon le cas "Subventions d'investissement affectées à des biens renouvelables") car l'association devra dégager une capacité d'autofinancement future pour financer le renouvellement des biens financés par subvention,
  • non renouvelable par l'association, elle est inscrite au crédit du compte "13. Subventions d'investissement affectées à des biens non renouvelables". Elle est alors rapportée au compte de résultat au rythme de l'amortissement du bien. Le caractère renouvelable du bien doit être déterminé par l'association sur la base du contenu de la convention ou à défaut en prenant en considération les circonstances de fait (subvention finançant le siège social de l'association...).

Ressources affectées à la réalisation d'un projet

Si une association reçoit des subventions de fonctionnement, des dons manuels, des legs ou des donations pour la réalisation d'un projet, ces fonds constituent des produits qui doivent être affectés au projet défini. Si le projet n'est pas complètement réalisé en fin d'exercice, l'association doit constater l'engagement de consacrer à l'achèvement du projet la fraction des produits non encore utilisées. Cette fraction est inscrite :

  • au débit du compte de charges "6894. Engagements à réaliser sur ressources affectées",
  • au crédit du compte "194. Fonds dédiés".

Les "fonds dédiés" forment au bilan une rubrique spécifique, placée entre les provisions pour risques et charges et les dettes.

Les fonds dédiés sont réintégrés aux résultats des exercices suivant au rythme de réalisation du projet par solde du compte 194 :

  • on débite le compte "194. Fonds dédiés",
  • par le crédit du compte "7894. Engagements à réaliser sur ressources affectées".

Les contributions volontaires

De nombreuses associations fonctionnent grâce aux contributions volontaires type bénévolat, prestations en nature... n'entraînant pas de flux financier. Il est cependant logique de comptabiliser ces contributions volontaires car elles sont assimilables à des subventions en nature. Leur prise en compte va donc dépendre de l'évaluation que l'on peut faire de ces services :

À défaut de renseignements quantitatifs fiables, une simple information est donnée dans l'annexe : si les contributions volontaires présentent un caractère significatif, une information sur leur nature et leur importance est donnée dans l'annexe. Des informations qualitatives sont apportées, notamment sur les difficultés rencontrées pour évaluer les contributions concernées.

Si l'association dispose d'une information quantifiable et valorisable, on comptabilise les contributions volontaires : on comptabilise alors les contributions dans les comptes de la classe 8. Elles seront donc sans incidence sur le résultat de l'association mais leur évaluation figurera au pied du compte de résultat. L'annexe indique par ailleurs les méthodes de quantification et de valorisation retenues. On peut retenir par exemple :

  • pour les contributions en travail : valorisation aux tarifs du personnel de remplacement,
  • pour les contributions en biens et services : valorisation aux prix minimum du marché.

Quand nommer un commissaire aux comptes dans les associations

Certaines associations régies par la loi de 1901 ont l’obligation de nommer un commissaire aux compte (CAC).

Le Commissaire aux Comptes est un professionnel du chiffre qui intervient en complément de l’expert-comptable ou du service comptable interne de l’association. Son rôle consiste à examiner les comptes et à certifier que ceux-ci sont bien conformes aux usages de la profession comptable et à la réalité économique. En aucune manière, il n’établit ou ne tient les comptes, mais vérifie seulementque ceux-ci sont conformes ; il supporte également un certain devoir d’alerte au cas où la situation financière de l’association devient critique. L’intervention du CAC est matérialisée par un ou plusieurs rapport(s) présenté(s) à l’AG et largement mis à la disposition des tiers.

Dans quels cas ?

Associations ayant une activité économique

Aux termes du décret n° 85-295 du 1er mars 1985 modifié, article 22, les associations ayant une activité économique ont l’obligation d’établir des comptes annuels et de désigner au moins un commissaire aux comptes et un suppléant lorsqu’elles dépassent, à la fin de l’année civile ou à la clôture de l’exercice, deux des trois critères suivants :

  • Effectif supérieur à 50 salariés.
  • Recettes annuelles HT supérieures à 3.100.000 euros.
  • Total de bilan supérieur à 1.550.000 euros.

Lorsque l’association reçoit une ou plusieurs subventions publiques ou collecte des dons auprès des particuliers pour un montant supérieur à 153.000 euros, le décret 2001 379 du 30 avril 2001 lui fait obligation de désigner un Commissaire aux comptes.

Associations rémunérant un ou plusieurs dirigeants

Les associations ayant un budget significatif bénéficient de la faculté de rémunérer un ou plusieurs dirigeants sans entraîner la requalification fiscale de la gestion.

Aux termes de l’instruction fiscale du 18 décembre 2006, l’association doit pouvoir justifier d’une gestion financière transparente et d’un fonctionnement démocratique. Elle doit donc procéder à la désignation d’un commissaire aux comptes, même si elle ne remplit pas les autres critères.

La désignation d’un Commissaire aux comptes à titre facultatif

Elle peut résulter d'une clause des statuts ou de l’assemblée générale. Elle garantit les tiers et les partenaires financiers de l’association de l’adoption de normes comptables et prudentielles.